Информације о поступку легализације

Примена међународних и домаћих прописа који се односе на легализацију јавних исправа за употребу у иностранству

Поводом повремених неспоразума који се појављују у међународно- правном саобраћају, а делимично су последица и неусаглашеног рада државних органа и органа локалне самоуправе Републике Србије указала се потреба да се сачини подсетник који ће послужити надлежним органима у стриктној и доследној примени међународних прописа важећих на територији Републике Србије, који се односе на легализацију јавних исправа за употребу у иностранству.

Легализација докумената ( тзв. « пуна легализација»)

Јавне исправе, издате на територији Републике Србије за употребу у иностранству , оверавају се на основу важећег Закона о легализацији исправа у међународном промету (« Сл. Лист СФРЈ» 6/1973).

Овером документа ( јавне исправе ), у смислу овог закона потврђује се веродостојност потписа лица , које је документ потписало и отиска печата органа који је документ издао.

По правилу оверава се изворни, оригинални документ. Превод се легализује на исти начин као и оригинални документ.

1. Председник основног суда, односно судија кога он одреди, својим потписом и печатом суда, оверава документа које су издали органи са седиштем на подручју тог суда;
2. Министарство правде Републике Србије врши надоверу потписа председника суда и печата суда на документима издатим у Републици Србији;
3. Министарство спољних послова Републике Србије потписом овлашћеног лица и печатом министарства потврђује потпис и печат надлежног Министарства правде на основу депонованог потписа лица овлашћеног за оверу и печат надлежног Министарства правде;
4. Тако оверена домаћа документа надоверава инострани орган ( дипломатско –конзуларно представништво државе у којој ће се документ користити акредитованог у Републици Србији).

Документа издата у Републици Србији која ће се употребити у иностранству овераваће се само ако закон државе у којој ће та документа бити употребљена захтева оверу.

Поступак по Хашкој конвенцији.

Уколико се документи ( јавне исправе ) издати у Републици Србији користе у државама потписницама Хашке конвенцији о укидању потребе легализације страни јавних исправа ( «Службени лист ФНРЈ» бр.10/62-додатак међународни уговори и други споразуми), потврду њихове веродостојности извршиће председник суда или овлашћени судија надлежног Основног суда својим потписом и печатом суда.

Основни суд је надлежан за оверу докумената које су издали органи са седиштем на подручју тог суда.

Овера по Хашкој конвенцији врши се на самом оригиналном документу или на његовом додатку.

Образац потврде посебно је прописан Хашком конвенцијом и израђен као штамбиљ у који се уписују одређени подаци ( печат « Apostille»).

Потврда ( штамбиљ) има облик квадрата са страном од најмање 9 цм и састављена је на службеном језику органа државе која је издаје.

Наводи које она садржи могу бити састављени на неком другом језику, али наслов « Apostille ( Convention de La Haye du 5 octobre 1961.)» мора да гласи на француском језику. Потврда прописно испуњена , потврђује веродостојност потписа , својство потписника документа и истинитост печата или жига којим је документ снабдевен.

Потпис и печат на потврди (штамбиљу) ослобођени су било какве даље овере и тако оверен документ је подобан за употребу у свим државама потписницама Хашке конвенције.

Хашка конвенција не примењује се на административне исправе које се односе на неки трговински или царински посао и на исправе које су издали дипломатско -конзуларни представници. У складу са чланом 6. став 1. Хашке конвенције свака држава уговорница слободна да одреди одговарајуће државне органе надлежне за издавање потврде «Apostille».

Посебно треба нагласити да је према важећим прописима у Србији у смислу Хашке конвенције за оверу докумената надлежан Основни суд који печатом «Apostille» оверава сва документа која су издали органи са седиштем на подручју тога суда.

Министарство правде може оверавати печатом «Apostille» документа која су издали органи са седиштем на подручју било ког основног суда на територији Републике Србије уклико су испуњени услови да могу потврдити потпис овлашћеног лица и печат органа који је документ издао ( поседују депонован потпис и отисак печата).

Недопустиво је и супротно одредбама Хашке конвенције да документ, који је већ оверен од стране председника суда или овлашћеног судије Основног суда печатом «Apostille» на исти начин надоверава Министарство правде ( двострука овера).

Такво поступање домаћих органа које се у пракси повремено појављује изазива дилеме код инстраних органа о надлежности органа за издавање потврде «Apostille» и сумњу у веродостојност документа издатих у Републици Србији.

Проблеме у међународном правном саобраћају ствара и непоштовање прописаног обрасца потврде «Apostille» јер увек када се обрасци потврде разликују од прописаних  ( 90 x 90 мм) инсотрани органи врше проверу садржаја документа.

Због тога је веома важно да надлежни судови Републике Србије стриктно поштују одредбе Хашке конвенције приликом израде и попуњавања потврде тзв. печата  «Apostille».

Државе потписнице Конвенције о укидању потребе легализације страних јавних исправа.

Када легализација није потребна

Легализација јавних исправа није потребна, као ни потврда Апостилле:

а) Када између Србије и државе, у којој ће се употребити јавна исправа, постоји потврђен међународни уговор о ослобађању одређених јавних исправа од било какве легализације. Мултилатерални уговори;

б) Када исправе издате у Србији, по основу фактичке узајамности, не подлежу легализацији за употребу у некој држави, као и исправе те државе за употребу у Србији;

в) Када орган државе пред којим ће се употребити јавна исправа издата у Србији не захтева легализацију;

г) Када легализација није могућа због природе, карактера, или типа јавне исправе, (путне исправе, личне карте и сл.), као и када се јавне исправе односе на комерцијалне, спољнотрговинске или царинске послове, односно, прате робу, при извозу и увозу, а издају их, или оверавају, надлежна привредна комора, или царински органи (царинске декларације, фактуре, уверења о царинском надзору, пореклу робе, директној пошиљци, крајњем кориснику и сл.).


Државе са којима Србија има потврђене билатералне уговоре о међусобном ослобађању јавних исправа од легализације.

Приликом овере треба пазити и на постојање билатералних уговора према којима документа издата од надлежних органа једне стране уговорнице имају исту доказну снагу на територији друге државе уговорнице без посебне овере, као и домаће јавне исправе.

Постојање билатералног уговора искључује примену Хашке конвенције и потребу овере «Apostille» печата.

Прописи којима се регулише поступак легализације (правни основи):

- Уредеба о ратификацији конвенције укидању потребе легализације страни јавних исправа («Службени лист ФНРЈ» бр.10/62-додатак међународни уговори и други споразуми);

- Закона о легализацији исправа у међународном промету (« Сл. Лист СФРЈ» 6/1973);

- Закон о оверавању потписа, рукописа и преписа ( « Службени гласник РС» 39/93)

- Закон о републичким административним таксама ( «Службени гласник РС» 54/2009)

- Закон о службеној употреби језика и писма ( « Службени гласник РС 45/91,53/93,67/93,48/94)